BLOK System Supply - Elektronische koppeling en persoonlijke relatie

Blok System Supply en itsme onderhouden al vele jaren een intensieve relatie. Begin vorig jaar werd die verder verdiept met elektronische gegevensuitwisseling via het Smart Connected Supplier Network. “Het scheelt enorm veel tijd en vermindert het aantal fouten. We hebben automatisch altijd realtime informatie.” Op tijd voor persoonlijk contact wordt echter niet bespaard. “Dat maakt itsme juist een heel leuke partij om mee samen te werken.”

Profiel Blok System Supply

Blok System Supply is een ervaren toeleverancier van mechatronische eindproducten en sub-samenstellingen. Het bedrijf telt dertig medewerkers, voor projecten zo nodig uitgebreid tot veertig. Blok System Supply maakt gebruik van geavanceerde productietechnieken en biedt zowel technologische als logistieke oplossingen. Desgewenst kan het voor klanten hun gehele supply chain overnemen en stroomlijnen. Blok System Supply bedient OEM’s in verschillende markten met uiteenlopende toepassingen, van robots, drones en AGV’s tot schakelkasten, laspersen en assemblagemachines, en van medische UV-desinfectieapparatuur tot verplaatsbare biogasgeneratoren. 

Blok System Supply is gevestigd in Velsen-Noord. Dat is niet de meest voor de hand liggende locatie voor een mechatronische system supplier in ons land, waar Eindhoven, Twente en Delft op dit gebied de zwaartepunten zijn. Maar dat is niet het enige bijzondere aan het bedrijf, vertelt CEO Martijn Witteveen enthousiast. “In 2007 zijn we begonnen met eenvoudige assemblageklussen en van lieverlee zijn we uitgegroeid tot een volwaardig engineering- en ontwikkelbedrijf, dat productie en assemblage verzorgt.

Wij bedienen twaalf tot vijftien klanten wereldwijd op het gebied van productontwikkeling, van scratch tot productverbetering. Uiteindelijk maken we prototypes, zetten we seriematige productie op voor de klant en verzorgen we daarna de distributie wereldwijd. Dat doen we voor heel veel verschillende markten, als het maar om een mechatronisch product gaat: mechanica met elektronica en software. Wat ons daarbij onderscheidt, is dat wij een familiebedrijf zijn, dus echt nog ondernemend en zonder corporate instelling. Daardoor kunnen we heel flexibel acteren.” 

Beschikbaarheid 

Wat Blok System Supply echt uniek maakt, vervolgt Witteveen, is dat het alles in huis heeft. “Wij doen niet alleen assemblage en ook niet alleen engineering of distributie. Nee, wij hebben alle capabilities in eigen huis. We kunnen dus een totaalproduct creëren en ook bouwen, en doen zelf nog veel materiaalbewerking. En we hebben een goede supply chain, want dat is eigenlijk wat we doen, supply chain management. Zorgen dat de spullen op het juiste moment in huis zijn, zodat wij op het juiste moment kunnen uitleveren tegen de juiste kwaliteit, lees 100%.”  

Daar komt itsme in beeld. “Onze relatie gaat al best lang terug”, meldt Witteveen. “Ik ben een groot aanjager van de samenwerking met hen, vind dat we die moeten intensiveren en uitbouwen en het volume moeten vergroten. Wij moeten groeien met hen, zodat we op hun vakgebied één leverancier hebben waar we altijd op kunnen bouwen. Echt partneren, waardoor je een schaalvoordeel creëert, in plaats van op de stoel van de inkoper te gaan zitten. Een 5% lagere prijs is leuk, maar uiteindelijk gaat het om beschikbaarheid, voorspelbaarheid en betrouwbaarheid. Ik denk dat we daar leuk mee op weg zijn.” 

“De kennis van itsme zit voor ons vooral aan de proceskant, de logistiek” 

Wat Witteveen ook waardeert is de ‘think global, act local’ gedachte van itsme. “We hebben regelmatig dat er druk op de ketel staat en dan gaan we toch snel naar leveranciers dichtbij. De overnamedrang binnen itsme om hun netwerk regionaal te vergroten, spreekt me ook aan. Daarmee voorzien zij in onze behoefte, want dat is gewoon puur beschikbaarheid. De rest telt eigenlijk niet, de prijzen zijn namelijk net zo goed of slecht als bij anderen. Het gaat om de serviceverlening.” 

Leverancier itsme presenteert zich als kennispartner, weet Witteveen. “Voor ons zit hun kennis vooral aan de proceskant, de logistiek. Zij begrijpen wat een bedrijf nodig heeft en op welke manier.” Shane Koenen, consultant bij itsme Connected Business, geeft voorbeelden. “Wij zijn een aantal producten voor hen klantspecifiek op voorraad gaan leggen in onze vestiging in Amsterdam, omdat we zagen dat de levertijden voor deze producten standaard lang waren. Met Blok hebben we een overeenkomst dat zij bijvoorbeeld vijf stuks kunnen afroepen, maar wij ze al wel in grote batches inkopen. Zo krijgen wij betere condities en hebben we de producten in principe de volgende dag al beschikbaar als Blok ze bestelt. Een ander voorbeeld is een vraag van hen om te kunnen werken met een QR-code op een relais. Daarover zijn we met de relaisleverancier in overleg gegaan en hebben we dat samen voor Blok ontwikkeld. Nu kunnen zij zo’n relais in het veld sneller uitlezen als er een probleem is.” 

Elektronische gegevensuitwisseling

Begin vorig jaar is de relatie tussen Blok en itsme verder verdiept met elektronische gegevensuitwisseling (Electronic Data Interchange, EDI). Daarvoor is een koppeling gemaakt via het Smart Connected Supplier Network (SCSN, zie het kader). Voor de gemiddeld 1.100 orderregels die Blok jaarlijks bij itsme heeft, moest de communicatie verder worden gestroomlijnd. Vanuit zijn ERP-systeem, Bemet, dat via het Gatewise-platform met SCSN is verbonden, kan Blok nu automatisch bestellingen plaatsen bij itsme.

Het bevalt goed, zegt Hans Hageman, senior inkoper/werkvoorbereider bij Blok. “Het werkt heel eenvoudig. Als je weet wat je moet doen, vlieg je er doorheen, veel sneller dan wanneer je het met de hand doet; het scheelt dus enorm veel tijd. Je krijgt ook automatisch de orderbevestiging terug en de prijzen staan vast, want die zie je in de online omgeving staan. Bovendien heb je minder fouten, want als itsme bijvoorbeeld een leverdatum moet aanpassen, wordt die automatisch bij ons ook aangepast. We hebben dus altijd realtime informatie over de actuele leverdatum.” 
 

“Het werkt heel eenvoudig; als je weet wat je moet doen, vlieg je er doorheen” 

Niet alle communicatie verloopt via Gateway/SCSN. Het gaat nu om 80% van de orderregels en dat zal geen 100% worden, aldus Hageman en Koenen. Want Blok bestelt bij itsme ook specials en andere artikelen waarvan niet automatisch de prijs wordt onderhouden; ook zijn er projecten waarvoor speciale condities gelden. In die gevallen kan er niet digitaal worden besteld. Verder worden de pakbonnen op dit moment nog niet verwerkt via SCSN, maar dat is wel een optie voor de toekomst, zegt Hageman. “Punt is alleen dat de fysieke pakbon in het magazijn nu meteen wordt gebruikt voor de controle bij ontvangst van de producten. Als je het vanaf een schermpje doet, is dat toch minder makkelijk. Je kunt het wel met een scanner doen, maar wie zegt dat het dan fysiek altijd klopt. Bovendien is er nog het onderscheid tussen itsme en onze overige leveranciers, met wie we nog niet via SCSN communiceren. Daar zou ik wel heel graag naar toe willen, maar dat heeft ook te maken met verschil in ons inkoopvolume, dat bij itsme veel groter is.”  

Wel of geen VMI

Naast EDI heeft itsme meer opties om de dienstverlening te stroomlijnen. Witteveen heeft wel oren naar levering van complete assemblagekits voor bepaalde producten. “Daar hebben we al een keer onderzoek naar gedaan, maar toen kwam het gewoon nog niet uit. Ik voorzie wel dat als we straks meer repeterend werk hebben, we hier voor gaan.” Een discussie die nog niet is beslecht, betreft vendor managed inventory (VMI), waarbij de leverancier het hele beheer van de grijpvoorraad kan overnemen.

Hageman weet dat itsme dit heel graag zou willen. “Wij hebben het echter nog tegengehouden. Want we hebben nu zelf in ons ERP-systeem min-max ingesteld op verschillende artikelen.” Wanneer deze onder de min duiken, komt er automatisch een bestelbehoefte in het systeem te staan en worden de artikelen doorbesteld naar itsme, voor aanvulling tot de max. Koenen begrijpt de opstelling van Blok. “Ik vind echter nog steeds dat wij het als itsme beter kunnen en dat het aantal orderregels voor Blok dan omlaag kan.” 
 

“Ik wil eigenlijk de ingangscontrole bij Blok vervangen door de uitgangscontrole bij itsme” 

Witteveen neemt in deze discussie een middenpositie in. “De mensen in de operatie bij ons, Hans en z’n collega’s, denken er anders over. Hun argumenten om het niet toe te passen, zijn gewoon nog te sterk. Maar ik denk dat het wel degelijk zinvol is.” Hageman: “Volgens mij is met de komst van Gatewise de toegevoegde waarde van VMI alleen maar minder geworden. Want het is nu voor ons veel eenvoudiger geworden om op de bestelknop te drukken.”

Dat klopt volgens Koenen voor de digitale bestelwijze. “Maar je hebt ook altijd nog het fysieke aspect van doosjes uitpakken en controleren. Daarvoor zijn bij Blok nog steeds handjes nodig. Wat ik eigenlijk wil, is de ingangscontrole bij Blok vervangen door de uitgangscontrole bij ons.” Dat is de eeuwige discussie, reageert Hageman. “Elke twee weken komt itsme de voorraad controleren, maar binnen die tijd kan onze interne behoefte alweer heel anders zijn. Ja, dan kunnen we het voorraadniveau ophogen, maar dat heeft ook weer z’n prijs; het blijft een afweging. We kunnen nu uitstekend met Gatewise onze eigen VMI invullen.” 

Samen ondernemen 

Zo houden de partners elkaar scherp en Witteveen juicht dat toe: “Vorig jaar hebben we nog een discussie gehad over ons betalingsgedrag richting itsme. Toen heb ik het ook gehad over leveringsgedrag vanuit itsme naar ons. Zo werkt dat gewoon. Je probeert met elkaar een zo goed mogelijke business te drijven en dan mag je best scherp aan de wind zeilen met elkaar. Dit zegt ook veel over de volwassenheid van onze relatie. Ik ben heel erg van samenwerken en vind het veel belangrijker om echte partnerships te sluiten dan een goede transactionele relatie op te bouwen. Ook buiten het werk om hebben we het soms gezellig. En dat is belangrijk als je veel handel met elkaar drijft.

Het persoonlijke contact maakt itsme voor mij in ieder geval een heel leuke partij om mee samen te werken. Het moet samen ondernemen zijn en niet zozeer een klant-leverancierrelatie. Ik heb bijvoorbeeld echt een goede relatie met de oprichter, Peter Leeflang, en kan heel goed schakelen met zijn opvolger, Taco Leeflang. Ze zijn gewoon ondernemers, hands-on mensen die maar doorgaan en overal kansen zien om te verbeteren en optimaliseren. Dat zie je terug bij hun mensen.” 

Smart Connected Supplier Network

Elektronische berichtenuitwisseling bestaat onder de naam EDI (Electronic Data Interchange) al heel lang. In eerste instantie ging het in de industrie om één-op-één-koppelingen tussen klanten en leveranciers voor het uitwisselen van ordergerelateerde informatie tussen ERP- en andere softwaresystemen. Voor partijen met heel veel relaties, zoals technische groothandels, betekende dat het leggen van heel veel koppelingen, vertelt Paul Roodnat, manager E-Business bij itsme. “Wij zijn in 2005 met onze afdeling E-Business begonnen koppelingen te leggen met leveranciers en klanten om zoveel mogelijk de berichtenstroom te automatiseren. Dit om zo weinig mogelijk informatie met de hand dubbel te hoeven invoeren, met alle kans op fouten van dien. In de maakindustrie werken veel van onze grote klanten met SAP, maar bij de kleinere bedrijven zie je veel verschillende ERP-pakketten. Daardoor was er geen standaard en was elke koppeling weer veel werk.”

Digitalisering van de keten

Ruim tien jaar geleden kwam in de Nederlandse maakindustrie digitalisering in bredere zin hoog op de agenda, onder de noemer Smart Industry. Maar het duurde even voor er op EDI-gebied beweging kwam, zag Roodnat. In 2016 ging ‘The Smart Connected Supplier Network’ (SCSN) van start als een Smart Industry fieldlab, met als doel het digitaliseren van de keten. “Daar was ik blij mee, want voor de industrie was er nog dus niets. Maar in het begin was het vooral een praatclub.” Al dat praten resulteerde uiteindelijk wel in een standaard voor digitale berichten zoals orders, bevestigingen en facturen. Het duurde echter nog tot 2021 voordat er een infrastructuur voor de uitwisseling van die berichten was ingericht. “Een goede zaak dat die er kwam. Dat was namelijk de makke in de installatiemarkt, waar itsme ook actief is. Daar hadden ze wel een berichtenstandaard afgesproken, maar geen standaardmanier om berichten uit te wisselen.”  
 

“We hoeven niet meer elke keer een één-op-één-koppeling te leggen” 

SCSN omvat dus twee oplossingen. De eerste is de op UBL (Universal Business Language) gebaseerde berichtenstandaard, waarin is afgesproken welke informatie, en in welk formaat, wordt gedeeld. De tweede behelst de technische infrastructuur, een veilig elektronisch adresboek gekoppeld aan een robuust internet-netwerk. Daarvoor is afgesproken hoe de informatie op een veilige en gecontroleerde manier kan worden gedeeld met alle SCSN-partners (intussen bijna 400). Roodnat: “Via SCSN kunnen we nu communiceren met bijna alle softwarepakketten die in Nederland worden gebruikt. We hoeven niet meer elke keer een één-op-één-koppeling te leggen.”

Feilloos en simpel

Bij itsme wordt de technische koppeling met SCSN verzorgd door het ECI Gatewise platform. Dat werkt heel eenvoudig, meldt Roodnat. “Het is bij wijze van spreken het aanzetten van een vinkje en nog wat puntjes op de i zetten en dan heb je binnen een kwartier een koppeling tot stand gebracht. Je moet van tevoren wel zorgen dat je over dezelfde artikelen praat. Ook daarin faciliteren wij klanten, door hun artikelnummers te koppelen aan de onze. Daarna is het rechttoe, rechtaan; zo ging het ook met Blok System Supply.”

De partij aan de andere kant werkt ook met een platform. Is dat ECI Gatewise, dan gaan de berichten zelfs rechtstreeks via het platform over en weer. Is het een ander platform, dan loopt de communicatie via SCSN, maar zonder extra inspanning voor itsme, vanwege de standaardisering.

Met meer dan de helft van het klantenbestand heeft itsme nu een EDI-koppeling en elke maand gaan wel een of twee van die klanten over naar SCSN. “Dat zijn vooral de grotere accounts bij ons. Het is echt groeiende.” Roodnat is tevreden met hoe SCSN nu werkt. “Onze focus ligt op het aansluiten van zoveel mogelijk klanten en leveranciers, omdat het feilloos werkt en simpel is in te richten.” 

Misschien vindt u deze succesverhalen ook interessant:

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws:

Kijkt u ook eens naar deze trainingen die we aanbieden: